Przed zakupem dowolnego produktu do mailingu należy przeprowadzić analizę ilości oraz wielkości korespondencji, którą firma zamierza wysyłać. Najlepszym rozwiązaniem dla firmy będzie na początek wytyczenie celów biznesowych, jakie chce osiągnąć, np. pozyskanie nowych klientów przez uruchomienie newslettera. Następnie należy przeanalizować funkcje dostępne w wybranych programach do mailingu pod kątem realizacji postawionych celów i wybranie tych produktów, które najlepiej będą pasowały do strategii firmy.
Nie należy zapominać o budżecie, jakim przedsiębiorstwo dysponuje, jednakże nigdy nie powinien on być głównym kryterium wyboru oprogramowania. Koszt zakupu licencji na prosty program do mass mailingu nie powinien przekroczyć kilkuset złotych na jedno stanowisko lub jednego użytkownika. Można także w ogóle zrezygnować z płatnych rozwiązań na rzecz darmowych programów. Należy jednak liczyć się z tym, że większość z aplikacji udostępnianych na licencji freeware lub opensource to programy do użytku prywatnego lub domowego mające ograniczenia co do ilości wysyłanych listów, wielkości grupy wysyłkowej czy też formatu e-maila. W związku z tym raczej nie nadają się do profesjonalnej obsługi mailingu. Producenci zwykle przygotowują darmowe wersje programów, aby zachęcić użytkownika do zakupu pełnej wersji produktu, w którym wysyłka mailingu odbywa się już bez żadnych ograniczeń. Przetestowanie darmowych produktów lub tych udostępnianych na licencji shareware (np. przez miesiąc można za darmo korzystać z komercyjnego programu), zaleca się zwłaszcza osobom, które wcześniej nie korzystały z tego typu oprogramowania, aby poznały zasadę działania oraz podstawową funkcjonalność programów.
Ważnym elementem kampanii mailingowej są także usługi firm specjalizujących się w dotarciu do konkretnego klienta o wybranych cechach (reklama targetowana). Warto z nich skorzystać w przypadku gdy nie posiadamy jeszcze własnej bazy adresowej. Takie czynności w dalszym ciągu nie mogą naruszać ustawy o ochronie danych osobowych. Zatem firma oferująca taki rodzaj reklamy, najczęściej duże portale, nie przekazuje żadnych danych (nawet adresu e-mail), a jedynie zobowiązuje się do bezpośredniego skierowania wiadomości do swoich zarejestrowanych użytkowników. W zamian oferuje wiele raportów i wskaźników pozwalających zmierzyć skuteczność tak przeprowadzonej kampanii mailingowej.
Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu konkretnego oprogramowania, powinno się przeprowadzić analizę funkcjonalności danego produktu pod kątem występowania w nim najważniejszych funkcji oraz ich przydatności w przedsiębiorstwie. Może się okazać, że nawet bardzo popularny program nie będzie spełniał wymogów stawianych przez firmę.
Do najważniejszych funkcji oferowanych przez programy określane mianem mailing software należą:
• szybka zmiana tożsamości- pozwala na wysyłanie poczty z jednego stanowiska w firmie, na przykład w imieniu dowolnego pracownika, bez konieczności korzystania z jego komputera;
• obsługa kodowania polskich znaków w standardach ISO-8859-2 (oficjalny standard) lub Windows-1250 – dzięki temu polskie znaki diakrytyczne zostaną zakodowane zgodnie z przyjętymi standardami i nie powinno być żadnych problemów z ich wyświetleniem na ekranie odbiorcy listu;
• import zewnętrznych baz adresów e-mail z książki adresowej Windows, plików tekstowych, popularnych typów plików np. pakietu Office, bezpośrednio ze stron internetowych itp. – dzięki temu użytkownik może korzystać w programie z baz adresowych obecnie używanych w swojej firmie;
• sprawdzanie poprawności adresów e-mail – bardzo ważna funkcja, która umożliwia usunięcie z baz adresowych błędnych adresów e mail;
• dowolny adres i nazwa nadawcy lub odbiorcy – użytkownik ma możliwość dowolnej modyfikacji danych nadawcy i odbiorcy;
• blokada wysyłania korespondencji na podany adres lub domenę – jeżeli klient zastrzeże sobie, że nie chce otrzymywać korespondencji, to nawet przez pomyłkę nie otrzyma już więcej mailingu;
• wysyłanie listów w formatach TXT, HTML, MIESZANYM (Text/HTML) – format mieszany (dualny) umożliwia równoczesne wysłanie jednego listu w dwóch formatach, tzn. tekstowym i graficznym. W związku z tym osoby, które mają zablokowaną obsługę wiadomości HTML będą mogły odczytać list bez problemu, gdyż ich program pocztowy wyświetli część listu przygotowaną w formacie zwykłego tekstu;
• wysyłanie załączników w dowolnym formacie – ważne, aby do listu w razie konieczności można było dołączyć dowolny załącznik, taki jak np. dokument tekstowy, plik graficzny czy film wideo;
• wbudowany edytor HTML działający w trybie graficznym (WYSIWYG) – przypomina pracę z edytorem tekstu i umożliwia przygotowywanie listów w formacie graficznym (HTML) bez znajomości składni kodu, ale z możliwością edycji tagów HTML;
• import zewnętrznych szablonów – bez tej funkcji nie byłaby możliwa praca z własnymi wzorami korespondencji stworzonymi np. przez dział marketingu lub promocji w firmie;
• personalizacja w tytule i treści e-maila – do treści listu można wstawiać pola personalizacji takie jak np. Imię, Nazwisko, Płeć, Adres e mail odbiorcy itp. Dzięki personalizacji można dostosować treść przekazu do konkretnego odbiorcy masowej korespondencji;
• grupowanie adresatów wg dowolnych kryteriów – funkcja dająca użytkownikowi możliwość samodzielnego tworzenia grup wysyłkowych (segmentacja rynku) np. klientów według różnych kategorii, odbiorców według asortymentu towarów, rejonizacji itp.;
• wyszukiwarka adresów e-mail zgromadzonych we własnych bazach (grupach wysyłkowych) – umożliwia szybkie odnalezienie lub wybór odbiorców korespondencji spełniających określone kryteria;
• wybór pomiędzy grafiką wysyłaną w mailu lub pobieraną z serwera – dołączanie grafiki powoduje niepożądany wzrost wielkości wiadomości, co można ominąć stosując odnośniki do obrazów bezpośrednio na serwerach, jednak większość programów pocztowych blokuje odczytywanie grafiki pobieranej z sieci, przez co odbiorcy mailingu nie widzą elementów graficznych dopóki nie włączy podglądu obrazów dołączonych do listu;
• wysyłanie korespondencji testowej na zdefiniowany adres – bardzo przydatna funkcja, która umożliwia zapoznanie się z korespondencją dokładnie w takiej postaci, w jakiej zobaczą ją odbiorcy mailingu;
• możliwość zaplanowania wysyłki w określonym terminie – warto z niej skorzystać gdy biuletyny mają dotrzeć do odbiorcy w ustalonym czasie na przykład w godzinach rannych;
• tymczasowe wstrzymanie korespondencji po wysłaniu określonej ilości maili na pewien czas – przydaje się, gdy serwer, przez który wysyłana jest korespondencja ma nałożone limity, np. 1000 maili na godzinę;
• wysyłanie wiadomości za pośrednictwem lokalnego serwera – w tym trybie wysyłki pominięty zostaje serwer pocztowy dostawcy poczty, a cała korespondencja wysyłana jest bezpośrednio z komputera firmy, dzięki czemu wzrasta szybkość wysyłki. Czasem jednak mogą pojawić się problemy z jej dostarczeniem w związku z filtrami antyspamowymi na serwerach pocztowych odbiorców;
• automatyczne zapisywanie i wypisywanie z newslettera bezpośrednio ze strony internetowej- na stronie firmowej można umieścić formularz (metody POST/GET), dzięki któremu potencjalni klienci będą mogli automatycznie zapisywać się do listy mailingowej;
• możliwość automatycznego wysyłania listu powitalnego po zapisaniu lub pożegnalnego po wypisaniu z newslettera – w momencie np. zapisania się do newslettera klient otrzyma list powitalny, w którym będzie przesłana najnowsza oferta firmy lub ostatni numer newslettera;
• obsługa niedostarczonej korespondencji, tzw. zwrotów – umożliwia automatyczne usuwanie z listy wysyłkowej nieprawidłowych adresów lub takich, na które nie można było dostarczyć korespondencji;
• możliwość stworzenia autorespondera z funkcją zapamiętania adresów e-mail – daje możliwość uruchomienia automatycznych odpowiedzi na korespondencje przychodzącą do firmy;
• automatyczne raportowanie kampanii reklamowych – zestaw funkcji dostępnych jedynie w profesjonalnych systemach, udostępnianych zazwyczaj w modelu ASP. Dzięki nim firma może śledzić skuteczność kampanii mailingowych, gdyż w postaci raportów przedstawione są na przykład informacje na temat tego, kto i o której godzinie otworzył list, który z odnośników w liście był najczęściej otwierany, ile było zwrotów itp.
Autor: AnoMail
Dodaj komentarz